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仕事の悩み解決コーチの宇山です。

さて、2012年もあと一月弱となりました。年末には自宅の大掃除を行う方も多いと思いますが、この機会に仕事上の大掃除も計画してみてはいかがでしょうか。仕事を行う上で、避けて通れないのが、書類の整理です。ふと気がつくと、机の回りが書類だらけになっている方も多いのではないでしょうか。やっぱり机の回りがすっきりと片付いていると気持ちがいいものです。良いアイデアを出したり、ストレスを抱えずに仕事をするためにも、一度書類の整理に取り組んでみてはいかがでしょうか。今回は書類の整理方法について簡単にまとめてみました。

書類の整理は、やろうと思っていても、なかなか実行できないものです。ですから、第一の手順として、「書類整理の日程を決める」という事がスタートになります。まずは手帳やスケジュールソフトに、書類整理する日時をあらかじめ予約しておきましょう。

次に、書類を以下の三種類に分類します。

①保管する書類

②捨てる書類

③判断つかない書類

それぞれの整理方法について、順に説明していきます。

①保管する書類

保管する書類については、組織として必要な書類と、個人的に保管する書類の二種類があります。ここで注意なのが、組織として必要な書類は基本的に個人管理しないという点です。例としては、注文書、請求書、見積書、契約書などが該当します。このような書類を紛失すると、顧客や取引先とのトラブルになりますので、個人管理となっている場合は、全体管理とするルール化を行いましょう。

②捨てる書類

捨てる書類は、電子化する、ネット上でいつでも見る事ができる、原本が他部署に保管されている、などの観点から考えて、大胆に捨てていく事がポイントです。

③判断つかない書類

整理をしていくと、捨ててもいいのか判断がつかない書類が出てきます。この判断に時間をかけるのは、あまり生産的ではありませんので、次の方法を提案します。まず、書類の量に見合った箱を準備して書類を入れます。次に、箱の外側に紙を貼ります。この紙には、保管日と最終処理日を記入します。最終処理日は、保管日の半年後くらいがいいでしょう。

この方法によって、「もしかすると大事な書類を捨ててしまったかも…」という心理的な不安を回避することができます。また、本当に必要な書類以外は目の前から整理する事ができますので、机の回りもかなりすっきりするはずです。

【書類整理の進め方】

・書類整理のスケジュールを決める

・書類を分類する

・判断つかない書類はまとめて一時保管しておく

机の回りがきれいになると、なんとなくいい仕事ができそうな気分になりますよ。一度お試しください。

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